Η ψηφιακή μετάβαση αποκτά ουσιαστική αξία όταν οδηγεί σε ταχύτερες διαδικασίες, περιορίζει τη χειρωνακτική εργασία και βελτιώνει την εξυπηρέτηση επιχειρήσεων και πολιτών.

Η Αρχή Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού Κύπρου αξιοποιεί την τεχνολογία Robotic Process Automation (RPA) για την αυτοματοποίηση χρονοβόρων και επαναλαμβανόμενων εργασιών στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) της ΑνΑΔ.

Η σταδιακή εφαρμογή της τεχνολογίας άρχισε στις αρχές του 2024. Το εικονικό ρομπότ λογισμικού της ΑνΑΔ, με την ονομασία «Ίρις», εκτελεί συγκεκριμένα και προκαθορισμένα βήματα, τα οποία προηγουμένως διεκπεραίωναν χειροκίνητα οι λειτουργοί της ΑνΑΔ.

Η ανάγκη για αυτοματοποίηση προέκυψε, μεταξύ άλλων, από τις υποχρεώσεις καταχώρισης στοιχείων στο Κεντρικό Σύστημα Μητρώων Κρατικών Ενισχύσεων και Ενισχύσεων Ήσσονος Σημασίας. Από την 1η Ιανουαρίου 2022, η ΑνΑΔ οφείλει να καταχωρίζει στο Σύστημα κάθε ενίσχυση ήσσονος σημασίας που προτίθεται να παραχωρήσει σε επιχείρηση. Οφείλει επίσης να εξάγει τις σχετικές Βεβαιώσεις Χορήγησης Ενίσχυσης και να ενημερώνει το Σύστημα και τις επιχειρήσεις για τα τελικά ποσά που καταβλήθηκαν.

Οι νέες υποχρεώσεις αύξησαν προσωρινά τον διοικητικό φόρτο και επηρέασαν τον χρόνο διεκπεραίωσης των πληρωμών. Από τον Φεβρουάριο του 2024 άρχισε να τίθεται σταδιακά σε παραγωγική λειτουργία σειρά αυτοματοποιημένων διεργασιών. Οι διεργασίες εκτελούνται αυτοματοποιημένα, με τους αρμόδιους λειτουργούς να παρακολουθούν την πορεία τους και να παρεμβαίνουν όπου απαιτείται.

Συνολικά, έχουν τεθεί σε παραγωγική λειτουργία 13 αυτοματοποιήσεις και λειτουργίες υποστήριξης του RPA. Αυτές αφορούν τη διαχείριση ενισχύσεων ήσσονος σημασίας, τη διαχείριση δικαιούχων του συστήματος «Ερμής», την εξαγωγή και αποστολή Βεβαιώσεων Χορήγησης Ενίσχυσης, την ηλεκτρονική ενημέρωση των αρμόδιων λειτουργών και την παρακολούθηση της λειτουργίας του RPA.

Οι αυτοματοποιήσεις καλύπτουν την καθημερινή εξαγωγή στοιχείων για τις ενισχύσεις ήσσονος σημασίας και τη μαζική καταχώριση ενισχύσεων στο Σύστημα ΕΕΚΕ για συγκεκριμένα Σχέδια Κατάρτισης της ΑνΑΔ (Πολυεπιχειρησιακά και Μονοεπιχειρησιακά Προγράμματα).  Καλύπτουν επίσης την ενημέρωση των τελικών ποσών και των ημερομηνιών πληρωμής.

Η «Ίρις» εξάγει τις Βεβαιώσεις Χορήγησης Ενίσχυσης από το Σύστημα ΕΕΚΕ, τις διαχωρίζει και τις ταξινομεί και, ανάλογα με την περίπτωση, τις αποστέλλει ηλεκτρονικά στις επιχειρήσεις, στα φυσικά πρόσωπα ή στους αρμόδιους φορείς.

Η χρήση του RPA έχει επεκταθεί και στην επεξεργασία αιτημάτων φυσικών προσώπων για εγγραφή στο σύστημα «Ερμής». Στο πλαίσιο της διαδικασίας αυτής, πραγματοποιείται αυτοματοποιημένη διασύνδεση με την Κεντρική Αποθήκη Πληροφοριών (ΚΑΠ) για την άντληση και επαλήθευση των απαιτούμενων στοιχείων, μειώνοντας τον χρόνο διεκπεραίωσης και περιορίζοντας τις χειροκίνητες ενέργειες. Η χρήση του RPA επεκτείνεται επίσης στην εξαγωγή πληροφοριών από το Cognos Analytics για σκοπούς αναφορών, καταχωρίσεων και ελέγχων.

Τα αποτελέσματα της πρώτης περιόδου λειτουργίας είναι μετρήσιμα. Σύμφωνα με στοιχεία που παρουσιάστηκαν τον Φεβρουάριο του 2025, σε διάστημα 11 μηνών καταχωρίστηκαν στο Σύστημα ΕΕΚΕ στοιχεία για 2.538 Πολυεπιχειρησιακά Προγράμματα κατάρτισης. Σε 10 μήνες καταχωρίστηκαν στοιχεία για 7.053 Μονοεπιχειρησιακά Προγράμματα. Μέσα σε έναν χρόνο, η «Ίρις» εξήγαγε, ταξινόμησε και απέστειλε 17.521 Βεβαιώσεις Χορήγησης Ενίσχυσης.

Σχήμα 1: Οφέλη από την αξιοποίηση του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ) της ΑνΑΔ. Την περίοδο 2022-2025 παρατηρήθηκε αύξηση 56,4% στον αριθμό αιτήσεων, ενώ ο μέσος χρόνος εξέτασης καταβολών χορηγήματος μειώθηκε κατά 88,1% και ο μέσος χρόνος έγκρισης προγραμμάτων κατά 69,6%.

Με βάση τις εκτιμήσεις της ΑνΑΔ, οι αυτοματοποιήσεις που είχαν τεθεί σε λειτουργία και αξιολογηθεί μέχρι τον Φεβρουάριο του 2025 εξοικονομούσαν αθροιστικά περίπου 330 ανθρωποημέρες εργασίας τον χρόνο. Ο χρόνος αυτός μπορεί να διατίθεται για ελέγχους, εξέταση αιτημάτων και εργασίες που απαιτούν ανθρώπινη κρίση και εμπειρία.

Η λειτουργία των αυτοματοποιήσεων παρακολουθείται από αρμόδιους λειτουργούς. Το σύστημα αποστέλλει ενημερωτικά ηλεκτρονικά μηνύματα για τις επιτυχείς και αποτυχημένες εκτελέσεις. Παρέχει επίσης τη δυνατότητα ελεγχόμενης επανεκτέλεσης αποτυχημένων εργασιών μέσω του κεντρικού περιβάλλοντος διαχείρισης του RPA.

Σημειώνεται ότι, η ρομποτική αυτοματοποίηση δεν υποκαθιστά τη θεσμική ευθύνη και την εποπτεία των λειτουργών. Εκτελεί προκαθορισμένους ελέγχους και τυποποιημένες εργασίες βάσει καθορισμένων κανόνων. Μεταφέρει δεδομένα μεταξύ πληροφοριακών συστημάτων, επεξεργάζεται αρχεία και αποστέλλει ενημερώσεις. Με αυτόν τον τρόπο περιορίζει τις επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες ενέργειες και συμβάλλει στη μείωση του κινδύνου σφαλμάτων κατά την επανακαταχώριση στοιχείων.

Η εμπειρία από την εφαρμογή της «Ίριδας» επιτρέπει στην ΑνΑΔ να εξετάζει πρόσθετες αυτοματοποιήσεις στα πληροφοριακά συστήματα του ΟΠΣ. Κάθε νέα αυτοματοποίηση μπορεί να αξιολογείται με βάση τον χρόνο που απαιτεί η υφιστάμενη διαδικασία, τον αριθμό των περιπτώσεων που διεκπεραιώνονται και το αναμενόμενο όφελος για την ΑνΑΔ, τις επιχειρήσεις, τους παρόχους κατάρτισης και τους δικαιούχους των Σχεδίων της.

Η εμπειρία της ΑνΑΔ καταδεικνύει ότι η στοχευμένη χρήση της ρομποτικής αυτοματοποίησης μπορεί να προσφέρει συγκεκριμένα και μετρήσιμα οφέλη. Η ΑνΑΔ συνεχίζει να αξιοποιεί σύγχρονες ψηφιακές λύσεις, με στόχο την αποτελεσματικότερη λειτουργία της και την πιο έγκαιρη εξυπηρέτηση επιχειρήσεων, παρόχων κατάρτισης και δικαιούχων.

15 Σεπτεμβρίου 2026